Word中插入參考文獻并能自動更新的方法

1、將鼠標光標移到文本中需要第一次引用參考文獻的位置,點擊“插入”菜單,選擇“引用”,接著選擇“腳注和尾注”,彈出“腳注和尾注”窗口;

2、點擊“尾注”,選擇“文檔結尾”,編號格式選擇1,2,3,并選擇連續編號;點擊插入;光標會對自動跳到文件尾部,在此處輸入參考文獻。注意,此時該處的編號是上標格式,把它直接改為普通格式就行(只能改,不能刪掉);雙擊該編號,光標自動回到文本中引用處;

3、當同一文獻要多次引用時,可利用交叉引用:光標移到引用處,“插入”→“引用”→“交叉引用”,引用類型為“尾注”,引用內容為“尾注編號”(只能選“尾注編號”而不能選“尾注編號帶格式”,否則后來交叉引用加上的方括號不是上標格式),選中需要的文獻。(注:若你后來又在前面的文檔中插入新的尾注,這時后繼的尾注會自動更新編號,但“交叉引用”不會自動更新(只是個鏈接而已)。為此可以按“ctrl+A”選擇所有內容后,按“F9”鍵就可以完成手動更新)

4、前面插入的文獻編號是1、2、3、、、,而我們習慣采用中括號如[1]的格式??砂聪率龇椒▽⑽闹泻臀沧⒕幪柤由戏嚼ㄌ枺?/p>

(1)用鼠標或者“Ctrl+Home”回到文檔的起始位置;

(2)菜單“編輯”,“替換”或者直接用“Ctrl+H”打開“查找和替換”對話框;

(3)在“查找內容”文本框里面輸入“^e”(若是腳注時為f),在“替換為”文本框中輸入“[^&]”(尾注、腳注都是它,當然也可),然后點擊“全部替換”效果如下:(一定要區分中英文全半角,另外建議最好都引用完成之后再加方括號,否則會出現一層層方括號)

5、文中和尾注的標號都已經加上了方括號,但是交叉引用部分還沒有加上。對交叉引用的序號進行處理:

(1)菜單“工具”,“選項”,“視圖”選項卡,在“顯示”部分點選“域代碼”,或者直接使用快捷鍵“Alt F9”顯示域代碼,可以看見交叉引用的部分已經變成了代碼;

(2)菜單“編輯”,“替換”或者直接用“Ctrl+H”打開“查找和替換”對話框;

(3)在“查找內容”文本框里面輸入“^d NOTEREF”,在“替換為”文本框中輸入“[^&]”并將光標置于該文本框中,然后點擊“高級”按鈕,再點擊“格式”按鈕,在彈出菜單中選擇“樣式”,接著會打開“查找樣式”對話框,選擇“尾注引用”樣式;(用后需取消才能再次用)

(4)完成上述工作后,“查找和替換”對話框的內容變為下圖,注意“替換為”文本框下面的“格式”一行;

(5)點擊“全部替換”,在菜單“工具”,“選項”,“視圖”選項卡,在“顯示”部分取消選擇“域代碼”,或者直接使用快捷鍵“Alt F9”取消顯示域代碼.

(6)因為前面按Word的尾注插入參考文獻要么在文檔的結尾,要么在“節”的結尾,如果參考文獻后面還需要有其他內容,就必須進行進一步修改。

解決的方法似乎有點笨拙。首先刪除尾注文本中所有的編號(我們不需要它,因為它的格式不對),然后選中所有尾注文本(參考文獻說明文本),點“插入︱書簽”,命名為“參考文獻文本”,添加到書簽中。這樣就把所有的參考文獻文本做成了書簽。在正文后新建一頁,標題為“參考文獻”,并設置好格式。光標移到標題下,選“插入︱交叉引用”,“引用類型”為“書簽”,點“參考文獻文本”后插入,這樣就把參考文獻文本復制了一份。選中剛剛插入的文本,按格式要求修改字體字號等,并用項目編號進行自動編號。

到這里,我們離完美還差一點點。打印文檔時,尾注頁同樣會打印出來,而這幾頁是我們不需要的。當然,可以通過設置打印頁碼范圍的方法不打印最后幾頁。這里有另外一種方法,如果你想多學一點東西,請接著往下看。

選中所有的尾注文本,點“格式︱字體”,改為“隱藏文字”,切換到普通視圖,選擇“視圖︱腳注”,此時所有的尾注出現在窗口的下端,在“尾注”下拉列表框中選擇“尾注分割符”,將默認的橫線刪除。同樣的方法刪除“尾注延續分割符”和“尾注延續標記”。刪除頁眉和頁腳(包括分隔線),選擇“視圖︱頁眉和頁腳”,首先刪除文字,然后點擊頁眉頁腳工具欄的“頁面設置”按鈕,在彈出的對話框上點“邊框”,在“頁面邊框”選項卡,邊框設置為“無”,應用范圍為“本節”;“邊框”選項卡的邊框設置為“無”,應用范圍為“段落”。切換到“頁腳”,刪除頁碼。選擇“工具︱選項”,在“打印”選項卡里確認不打印隱藏文字(Word默認)。

6、工作還沒有完成,不難發現在文檔的結尾的尾注上面有一個橫線,這是尾注分隔符,去除辦法如下:

(1)將文檔視圖切換為“普通視圖”,方法是點擊屏幕左下角的第一個按鈕;

(2)菜單“視圖”,“腳注”(或雙擊文中引用處數字),效果如下;

(3)在“尾注”下拉列表框里面選擇“尾注分隔符”,然后選中分隔符橫線,刪除它;

(4)在“尾注”下拉列表框里面選擇“尾注延續分隔符”,刪除(當尾注出現跨頁的情況是會用到“延續分隔符”的);

7、再回到“頁面視圖”;

8、下面的工作是如何對尾注的格式進行修改,默認情況下“尾注文本”樣式是不出現在“樣式和格式”任務窗格的,這時候要修改其格式:

(1)將尾注文本選上,在“格式”,“樣式和格式”或文檔的右面的“樣式和格式”任務窗格里面的“所選文字的格式”里面會出現“尾注引用”,點擊右面的向下按鈕,選擇“修改”,這樣就可以修改“尾注引用”的格式了;

(2)如何讓“尾注引用”樣式出現在“樣式和格式”任務窗格“請選擇要應用的格式”里面呢?在“樣式和格式”任務窗格右下角的“顯示”下拉列表框里面選擇“自定義”,出現“格式設置”對話框;

(3)在“可見樣式”里面選擇“尾注引用”,或者點擊“全部顯示”按鈕,然后確定。這樣“尾注文本”樣式就出現在了“請選擇要應用的格式”里面,修改其格式的方法和修改其他樣式的方法相同;(如果感覺尾注數字符號偏小,可將之改為正文樣式或直接清除格式)

9、有時候在文的一個位置需要引用多個文獻,形如“文獻[1-5]”,這樣的格式該如何實現呢?用尾注在文章同一處插入多個參考文獻,例如[1][2][3][4](加方括號方法同前),要把它變為[1-4],并且不改變后面尾注的順序。方法是用尾注插入四個參考文獻后, 手動選中不要的中間部分并將字體格式選為隱藏文字,然后輸入“-”即可。(逗號或其它符號分隔的類似)

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