如何撰寫高質量的基金申請書

依托單位基金管理人員與申請人互動,提高基金申請書的質量

劉??強

(中國科學院地質與地球物理研究所??北京?100029)

國家自然科學基金是中國支持基礎研究和應用基礎研究的主渠道,同時也是全國廣大科研人員賴以生存和發展、獲得學術成長的最重要的資助來源。除了“杰出青年基金”、重點項目等資助名額有限的項目之外,基金委的面上基金、青年基金因為覆蓋面廣、獲資助者多,是與廣大普通科研人員最密切相關的項目,同時也是獲得認同感最高的項目類型,被中國科學界視為最公平、公正的資助體系。
基金申請既然是最公平公正的,那么申請書的質量就是決定成敗的最關鍵因素。而申請書的質量,其實質反映在科學問題是否凝煉到位,研究內容和研究目標是否切中科學問題,技術路線和研究方案是否具體可行,申請人是否具有前期良好的研究基礎,研究條件是否具備等各方面的綜合體現。申請書是科研人員根據自己的研究基礎和思考進行撰寫的,是基金申請的主體,但是,依托單位的基金管理人員在基金申請書的審核階段也可充分發揮主觀能動性,一方面為基金申請書的真實性把關,另外一方面可以根據自身的經驗給申請人特別是年輕的科研人員提出修改意見,完善申請書的內容和形式,提高成功率。
作者本人曾經經歷過四個角色(基金申請人、基金委兼聘人員、基金申請書函評專家和依托單位基金管理人員),對基金申請和評審過程有一些心得體會。作為基金申請人,經歷過前兩次申請均無功而返但最終“事不過三”,在第三次申請時終于申請成功;作為基金委兼聘人員,曾經參與過基金委基金管理的全過程,對申請書審核、專家遴選、綜合排名等過程比較清楚;作為基金申請書函評專家,對評審和評語撰寫有自己的理解;作為依托單位基金管理人員,對申請書的審核、提交、基金過程管理比較熟悉。正因為自己的經歷比較豐富,所以作為一個依托單位基金管理人員,常常在審核本單位提交的申請書時容易“錯位”,不僅對申請書的形式負責,還對申請書的內容和質量比較在乎,常常提出一些修改意見。這樣做雖然增加了自己的工作量,但是成效還比較顯著。2008-2010年我所申請到的基金資助經費連續三年排名所有科研院所的第一名,面上基金和青年基金的資助率基本上都在50%左右。通過2008-2011年4個年頭依托單位基金管理人員的工作,現將在基金申請書審核過程中發現的常見問題、需要注意的事項歸納總結如下。為便于敘述,特以一份申請書為藍本從頭到尾進行闡述。
一、仔細閱讀項目指南和申請書撰寫提綱
一年一度的《項目指南》,是基金委資助思路和政策的體現,因此認真閱讀“申請須知”和“限項申請規定”以及欲申請項目類型的情況介紹,對于申請人來說,了解限項規定和資助強度等信息對撰寫申請書非常重要,不能忽略不看。對于依托單位基金管理人員來說,則更是掌握政策、全面把關的根本,因此,每年的《項目指南》出版后,管理人員都應該通讀一遍,對“申請須知”和“限項規定”了如指掌,對每一類型項目的具體要求心中有數。這樣,才能在審核申請書時有根有據。前幾年,基金委對限項規定比較復雜,導致管理人員和科研人員把握不準,從2011年開始,基金委對限項規定進行了大幅度精簡,掌握政策相對而言簡單了很多。
基金委現在資助的項目類型分為研究項目類、人才項目類和環境條件類等三個大類20多個小類,因此每一類的申請書內容要求就不可能一樣。在開始撰寫申請書之前,依托單位管理人員可以將每一類申請書的撰寫提綱打印出來,以備審核基金申請書撰寫是否規范時查閱。2011年基金申請書上明確寫明“在撰寫過程中,不得刪除系統已生成的撰寫提綱”、“本要求將作為申請書正文撰寫是否規范的評判依據”,這樣做的目的,一是規范了申請書的形式,二是可以讓評審專家根據提綱來更好地判斷申請人是否按要求進行了撰寫(如申請人簡介里除了申請人本人以外其他項目組成員的情況是否齊全等)。
二、認真準確填寫基本信息表,高度重視摘要撰寫
基本信息表不是申請書的正文,但卻是一個很重要的組成部分。依托單位管理人員通常要關注“職稱”填寫對不對,不能填報虛假信息,否則一旦被舉報填寫不實,基金委會做出處罰的。常見的錯誤是將“博士后”填寫為“助理研究員”等?!懊磕旯ぷ鲿r間(月)”填寫也要講究技巧,既不能填得太滿(12個月),也不能填得太少(<4個月),如果申請人的項目不太多,任務不飽和的話,填8個月左右比較合適。
另外一個容易出問題的地方是“合作研究單位信息”。如果項目組主要參與者中出現了非本單位人員名單,那么就必須將該單位視為合作研究單位,要在這個地方選擇或者填寫單位的相關信息。在基金委注冊的依托單位必須填寫與注冊單位公章一致的名稱,比如“吉林大學”,而不能填寫“吉林大學地球科學學院”。如果不是在基金委注冊的依托單位,則必須填寫單位的全稱并保證與法人單位公章一致。
項目基本信息這一欄中,重要的是要根據《項目指南》選擇好“亞類說明”和附注說明。另外一個值得重視的是要選擇好申請代碼。第一個申請代碼是決定了申請書投遞到哪個學部的某一學科來受理評審,是最重要的選擇。不同的學科競爭激烈程度不同,同樣一份申請書,在某一學科可能因為申請書質量都比較高,競爭激烈而難以提交到會議評審,但如果換一個競爭稍微弱一點兒的學科,就很可能被提交到會議評審了。所以,申請代碼1的選擇要特別重視,可能的話可以打聽一下各學科的競爭程度。申請代碼2相對而言就不是那么重要了,最多會在遴選同行專家時參考。
“摘要”是對申請書的高度概況,包括選題的依據、研究的主要內容與目標,研究的方案和路線,以及預期的成果與意義等等。很多申請人不太重視“摘要”的撰寫,其實這一短短的400字信息非常重要。有些比較有名的專家一年會收到近30份的申請書,讓他們從頭到尾將每一份申請書都認認真真地看完,既不現實也不可能。因此,這短短的摘要就顯得異常重要,根據摘要函評專家就可以大概知道這份申請書想做什么,能不能做,有多大意義。而且專家在寫評審意見時,很大程度上也會參考摘要內容,因此,在這里多費點兒功夫,將申請書的精華濃縮在一起,不僅是對自己的鍛煉也有助于專家的評審。
最后,科研人員常常犯的錯誤是關鍵詞之間不是按照要求用分號(;)分開,而是想當然的用逗號(,),這個雖然不是什么大事,但往往卻要基金管理人員指出來進行修改,既浪費時間又浪費紙張。
三、項目組主要參與者要填寫準確,與申請人簡介部分要呼應
“項目組主要參與者”表中需要注意總人數是根據高級、中級、初級、博士后、博士生、碩士生等數據自動統計的,但常常出現的情況是表中填的人員少,而統計的數據多,究其原因是實名的參與者人數較少,擔心被評隊伍薄弱,就在研究生一格多填點兒數。其實,這兩者應該是一致的。此外,為便于評審專家核對參與者的信息,表中姓名的排序與申請人簡介中應該順序一致。
四、經費申請表填寫清楚,注意管理費的計算技巧
經費申請表,是評審專家評判經費設計是否合理的第一印象,申請人要根據科研任務的需要實事求是的填寫。需要注意的是在每一筆經費后面要附上簡短的計算依據與說明,“備注”一欄不能為空。其次就是要注意“國際合作與交流費”、“勞務費”是有上限規定的,不同類型的項目規定不同,要根據基金委的規定填報。最常見的問題是在“管理費”上,基金委規定管理費的上限為5%,一般的單位估計都是以上限來要求的。這個5%是指總經費的5%,也就是說是“合計”的5%,但很多申請人通常是認為是“研究經費”、“國際合作與交流費”、“勞務費”三者之和的5%,結果造成管理費總是超過“合計”的5%。這個其實有一個小技巧,就是在大體確定了“研究經費”、“國際合作與交流費”、“勞務費”三者之和后,將總申請經費確定下來,再乘以5%將管理費確定下來,微調一下研究經費中的某一科目,所有數據就比較一致了。
五、項目的立項依據是立項的根本,突出科學問題且簡潔明了很重要
每一個申請人在申請基金之前都需要回答“3W”問題(Why—為什么要申請基金項目,即為了解決某一科學問題,這是選題依據;為什么要解決該科學問題,有什么科學意義?這是立論依據;What—為了解決該科學問題,應該做什么?這是研究目標和研究內容;How—如何做?這是研究方案和技術路線)。如果申請人能夠很好地回答“3W”問題,那么申請書寫起來就不費勁,而如果沒有充分思考,那么很可能會出現:(1)對創新性科學問題把握不準,對選擇研究的科學問題缺乏有效的論述,導致研究目標不明確;(2)對擬開展的研究工作缺少清晰的構思,也沒有準確地提出擬解決的關鍵科學問題,使人懷疑申請人是否可以解決問題;(3)對擬采取的研究方案和技術路線缺少可行性論證,特別是對擬使用的儀器設備是否落實缺少說明,使評審專家難以確定其可行性;(4)對申請項目擬定的預期成果過高、過多,評審專家基于研究隊伍以往的學術積累、學術信用提出疑問,認為其難以實現預定目標;(5)經費預算不嚴謹,有時為了達到申請強度而拼湊預算經費,與研究方案中的設計不相稱,與實際經費需求差距過大。
項目的立項依據是決定申請是否能夠立項的根本?;鹳Y助的是基礎研究和應用基礎研究,因此是針對科學問題而不是技術問題來進行資助,所以,找準科學問題,圍繞科學問題來設計研究內容和研究方案是獲得立項的前提條件。但是,科學問題有大有小,基金委堅持有限目標的資助方式,即使是重點項目也不能提太大的科學問題,資助面更廣的面上項目,則更是要具體到一個明確的科學問題,切忌題目太大,研究內容過多,否則評審專家會給出一句“研究內容和研究目標太大,難以完成,不予資助”。
在立項依據的撰寫過程中,應該首先提出存在的科學問題,然后闡述國內外針對這一科學問題的研究現狀,再根據前人的問題提出自己的解決思路。在國內外研究現狀的撰寫過程中,經??匆娨恍┥暾垥藶榈貙⒖茖W問題和研究現狀割裂開來進行撰寫,其主要表現是先提出一個未解決的科學問題,然后將國外同行和國內同行做過的相關工作像寫讀書報告一樣羅列出來而沒有任何評論或者歸納總結。這種寫法,雖然讓評審專家知道申請人看過了很多文獻,但卻無法說服專家相信申請人已經知道了前人的優劣,從而對申請人的立項依據是否充分存有懷疑。一個好的立項依據,應該是針對存在的科學問題,高度概括國內外同行對這一科學問題做了某一或某些方面的工作,但仍然因為某種原因而沒有解決,從而提出自己對這一問題的思考和解決思路(切入點和創新性的體現)。這樣寫,評審專家會覺得申請人既抓準了科學問題,又對國內外研究現狀非常了解,在此基礎上提出的立項依據是站得住腳的。
申請人在撰寫立項依據的時候,除了要清晰地闡述擬研究的科學命題之外,還可以采取合理的、醒目的論述方式,包括重要的句子加黑加粗,明確擬開展研究工作的地區,提供研究區的圖件、照片等資料??傊?,申請人要站在評審專家的立場上去撰寫申請書,讓評審專家可以更準確、高效地把握和理解申請人的選題。
在申請書提交到科技處審核的時候,依托單位基金管理人員會面對著大量的申請書,并且通常是在截止時間之前幾天集中送來,因此很多時候基金管理人員沒有太多的時間仔細看申請書的內容,更多的注意力是放在形式審查上,但如果能夠從頭到尾將申請書看一遍,特別是針對立項依據的撰寫提出中肯的意見,對年輕的科研人員來說可能會起到“四兩撥千斤”的作用,一旦領悟、受益終身。
六、項目的研究內容、研究目標,以及擬解決的關鍵科學問題要清楚
項目的研究內容和研究目標,是一個申請書的主體部分??茖W問題抓準了,國內外的研究現狀也清楚之后,如何通過自己的研究去解決科學問題就是這部分應該闡述的內容。任何一項研究都有一個研究目標,但要達到這個目標是要通過幾個方面的工作(研究內容)才能完成的。因此,針對科學問題而設計的研究目標,以及為達到這個目標而設計的研究內容是一個互為關聯的有機整體。在撰寫的時候要有層次感和遞進感,要給評審專家一個深刻印象即研究內容都是圍繞研究目標而設計的,而完成這些任務之后就能夠為解決存在的科學問題提供幫助。
“擬解決的關鍵科學問題”是否能抓準也是申請人能力的體現。圍繞研究目標開展的幾個方面的研究內容,哪1-2個問題是對完成任務達到預定目標來說是最關鍵、最難以突破的問題。比如,要根據某一湖泊沉積物來反演過去1萬年來的高分辨率古氣候變化,定年問題可能就是最關鍵的科學問題,因為年齡不準,反演的時間就不準,難以與別的記錄進行對比。因此,根據各申請項目的實際情況,找出最困難而不得不突破的科學問題就能寫好這部分內容。千萬不要將研究內容重復一遍或者將只要去做實驗分析就能得到結果的研究內容列為“擬解決的關鍵科學問題”,否則會讓評審專家感覺申請人抓關鍵問題抓不準。
總之,研究內容、研究目標和擬解決的關鍵問題,體現的是申請人解決科學問題的學術思路。包括:需要用基金資助的經費去做哪些主要的研究工作(需要具體闡述,不能籠統);具體的研究對象是什么(是否適合開展此項研究);具體做哪些研究,可能會做到什么程度(根據所涉及的研究內容,擬達到什么樣的研究目標,研究目標不是越高越好);擬解決的關鍵問題(關鍵的突破口)。如果按照這個思路寫下來,就非常具體而清晰,如果不這么寫,評審專家就會給出“研究內容不具體”或者“太簡單,內容空泛”;“關鍵科學問題不明確”;“科學思路不清楚”等評語。
七、擬采取的研究方案及可行性分析要具體
一份好的申請書,在有了頂層設計之后,剩下的就是讓評審專家覺得申請人能做好、能完成任務。因此,擬采取的研究方案一定要具體且讓人感覺切實可行。
研究方案和技術路線的撰寫一定要緊緊圍繞研究內容來寫,每一個研究內容通過哪幾個方面的實驗分析去完成,包括用到的方法和理論基礎、需要的儀器型號和實驗流程、測試分析的樣品數量和分析地點等信息都盡可能寫詳細一些。有些申請書這個部分寫得非常簡略,通常是幾句話就帶過去了,讓評審專家不知道他倒底去哪里測試分析,分析的理論基礎是否可行,分析的數量是否滿足需求。因此,這部分如果不詳細闡述,就通常會得到“研究方案不具體”、“技術路線粗略”、“關鍵儀器設備不落實”等評語。此外,這部分內容與經費預算其實是緊密相關的,做多少分析才能預算多少經費,如果沒有一個數量的表述或者數量有誤,評審專家還會給出“分析/試驗內容與經費預算不匹配”的評語。
八、本項目的特色與創新之處要畫龍點睛、簡單明了
很多人寫申請書,生怕別人看不明白,將項目的特色和創新之處從立項依據到研究內容、研究方案等等重復一遍寫得太多、太復雜。其實,這部分內容應該盡量寫得精煉一點兒,一個申請書有2-3個特色和創新之處就很不錯了,多了就讓人覺得不是創新或者太平淡了。另外,評審專家在撰寫評語時,通常要參考這部分內容,因此,申請人自己將申請書的精華凝煉出來,其實也有助于評審專家去寫評語,如果自己都整理不清楚,非得讓評審專家去慢慢摳出來,對評語的撰寫不一定有利。
九、年度研究計劃及預期研究成果要實事求是
年度研究計劃要根據研究工作的預期計劃進行撰寫,雖然申請人常常不把這個當成重點而且寫得有點兒“八股”風范,但是寫得通順流暢而不做作才是本事。其實一個好的研究計劃應該是根據研究方案和路線來寫,最終的目的是通過幾年的研究工作,完成研究內容達到研究目標。所以,圍繞這個中心來安排年度計劃才是讓人覺得可行的。如果照抄別人的“第一年上半年收集整理文獻、準備……”,實在是讓人感覺是為了湊時間和湊文字在寫。
另外,雖然科學探索允許失敗,但是自然科學基金資助的畢竟是基礎研究和應用基礎研究,因此,研究結果總得讓人感覺可量度可考核,因此,預期發表**篇論文(包括SCI論文、中文核心期刊論文等)、取得幾個軟件著作權或者專利的情況還是要寫出來,含混不清的表述給人印象不好,至少讓人覺得投入幾十萬,科研成效比較低的話還是不資助了。當然,預期成果要根據前期基礎和工作潛力來適度表述,預期成果寫得太多也不好,以免最終達不到目標。
十、工作基礎與工作條件
此部分主要是看申請人前期是否做過相關的工作,具有前期的工作積累經驗。另外還要看看研究方案和技術路線中設計的實驗條件、儀器平臺等是否滿足要求。因此,可以將前期與申請項目相關的工作經歷進行簡單的闡述。而工作條件則要緊扣申請項目的研究內容與研究方案設計所需的實驗條件去寫,有些人簡單地羅列研究單位所有的實驗儀器,既沒必要也沒扣題,效果不一定好,所以最好是將完成項目研究內容所需的實驗條件進行一一闡述就好??傊?,這兩部分簡明扼要地闡述清楚就行,一頁紙足夠了。
十一、申請人簡介要按照要求完整而詳細列出
除了青年基金等項目外,大部分類型的項目在“申請人簡介”部分要求列出項目申請人和項目組主要參與者的情況。這一部分的目的一是讓基金委管理人員和評審專家認識了解申請人和參與者的情況,另一方面也是為了基金委管理人員遴選評審專家時起到回避與項目申請人和參與者有關系的評審專家作用。在這個部分要求申請人和參與者的信息要完整,包括學歷和工作簡歷,這樣曾經學習和工作過的地方的評審專家是需要回避的。主要論著目錄和獲得的學術獎勵情況要求列出所有作者名字和所有獲獎人員名單,其目的也是為了列出所有與申請人和參與者曾經共同發表過論文和合作過的人員,供挑選評審專家時回避人員所用。申請人往往不按照基金委的要求將所有參與者(特別是博士生、碩士生)的信息都完整地寫出來,或者不將論文的全部作者列出來,因此,依托單位基金管理人員就要嚴格按照要求提醒申請人將此部分寫完整,并且參與者的順序應該與“項目組主要參與者”表中列出的順序一致。此外,有些申請人會因為前期發表的論著較少,感覺份量不足,就將一些審稿中或剛投稿的論文題目也列出來,這個會給評審專家一個不好的印象,感覺是在湊成果,還不如不寫,即使是有接收待刊的論文,如果不附上證明材料,別人也沒法評判,所以應該盡量減少這些不加分的內容。
總之,此部分內容是體現申請人的學術積累、學風和學術信譽,必須客觀和實事求是。要嚴格按照撰寫提綱的要求來寫,既不能過分發揮也不能自行簡化,更不能將申請別的部門的申請書內容直接拷貝過來而不加修改。如果不注意規范填寫,評審專家會給出“只有負責人的簡歷而沒有其他成員的信息”、“所列發表論文情況不規范”等評語。
十二、承擔科研項目情況
除了青年基金等項目外,其他類型項目通常要求列出申請人和項目組主要參與者正在承擔的科研項目情況。既然是限定在“正在承擔”的項目,就是目前在研尚未結題的項目,其目的一是看看申請的項目是否存在重復資助的現象,另外也可以看看申請人和項目組主要參與者是否承擔了太多了的項目而沒有時間和精力投入到本申請項目中。因此,在這個部分如果寫出太多的項目肯定不一定有利,但如果不誠實填寫而被評審專家發現,也會起到不好的作用,評審專家給出“隱匿所承擔的項目情況”就麻煩了。項目太多的申請人固然有這方面的顧慮,但項目太少的人也容易出現問題,為了讓評審專家覺得自己有主持科研項目的經歷,把已經結題的項目也列出了,讓人感覺不按照撰寫提綱來寫,反而不一定起到正面作用。
十三、完成自然科學基金項目情況
完成自然科學基金項目情況是給基金委管理人員和評審專家參考的一個指標,如果申請人原來承擔過基金項目,那么過去做得如何,對評審專家了解申請人的能力和信譽是一個參考指標。同時也可以看一看現在的申請項目與前期工作是不是有聯系。因此,如果前期完成了基金項目,可以在這個部分將成果展示一下。但是,在相關成果的詳細目錄中,最好不要出現未發表的論文目錄,因為未發表也沒法評判,反而讓人覺得有不實的成分。
十四、經費申請說明要詳細而合理
因為在申請書的前面有一個“經費申請表”,而且申請書的正文撰寫提綱“經費申請說明”中也僅寫明“購置5萬元以上固定資產及設備等,須逐項說明與項目研究的直接相關性及必要性”,因此,很多申請人往往忽略了這個部分。依托單位基金管理人員因此要耐心地告訴申請人需要補充這一部分,而且應該是將每一科目的詳細計算依據和說明寫出來。比如穩定碳同位素分析費用,200元/樣品,需要200個樣品分析滿足需求,則總預算為4萬元。詳細的計算依據和說明,是評審專家判斷經費預算是否合理的前提條件,“經費申請表”是一個概算說明,正文中的“經費申請說明”才是詳細的說明,因此這個部分不僅不能省略,還應該做到合理、明晰和準確。
十五、其他附件清單和附件材料
其他附件材料指一些特殊情況下申請人需要提供的證明材料,如在職研究生申請的導師同意函、既無高級職稱又無博士學位的申請人提交的推薦信等。如果項目組參與者中有國外研究結構的人員,其本人沒法在申請書中簽字,應該提供一個有其本人簽名的證明函,包括同意參與該申請項目,并承擔具體的研究工作。以傳真件(復印件)或者原件附在申請書的后面作為證明。
申請重點項目,通常指南要求附上5篇代表性論著的首頁,這是看看申請人是否具備一定的科研能力。因此在申請書打印出來之后,一定記得附上5篇論著的首頁復印件,這是依托單位基金管理人員審核內容之一,如果因為遺忘了這個部分被初篩,也太冤枉了。
十六、申請人簽字、蓋章必不可少
基金委的管理非常規范也非常嚴格,因此申請人在將申請書紙質材料交到依托單位基金管理人員之時,應該特別注意檢查申請人、項目組主要成員是否都有親筆簽字;依托單位公章和合作研究單位公章是否齊全且符合要求。這一部分盡管看似簡單,但忙中出錯的幾率還是有的,這就要求基金管理人員認真負責、耐心細心,發現問題及時補正,否則因為這么一個不該有的失誤耽擱一年,申請人會懊惱很久。

綜合以上這些內容可以發現,如果一份申請書能夠做到申請人提前醞釀、構思,科學問題抓得準,研究內容和研究方案明確可行,并且在內容和形式方面都很規整,那么順利通過函評的可能性就比較高。在這個過程中,依托單位基金管理人員的審核和指導,申請人的配合和理解,將形成良性互動,一方面有助于提高申請人的認識理解、提升申請書的質量,另一方面也會提高整個單位的資助率、讓管理人員心里有一種成就感。如此良性循環下去,科研人員會越來越有信心撰寫出高質量的申請書,而管理人員也在卓有成效的工作上心甘情愿地做好服務工作,單位進入一個良好的軌道運行。

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